1.Algemeen

aseballclub Piranhas Oostende vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Baseballclub Piranhas Oostende vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Als Baseballclub Piranhas Oostende vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Baseballclub Piranhas Oostende vzw
p/a Schapenstraat 72
8400 Oostende

0473-482656

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Je persoonsgegevens worden door Baseballclub Piranhas Oostende vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Om leden te kunnen aansluiten bij de sportfederatie (contractuele basis)
• Het ontvangen en registreren van lidgelden (contractuele basis)
• Om aangifte te doen van sportblessures in het kader van verzekering (gerechtvaardigd belang)
• Het communiceren binnen de club en teams betreffende de aankondiging van activiteiten en verspreiden van relevante berichten/nieuwsbrieven (gerechtvaardigd belang)
• Het registreren van behaalde diploma’s / opleidingen van coaches (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Het registreren van inschrijving deelnemers aan grote clubactiviteiten (contractuele basis)
• Het vermelden van contactgegevens van het secretariaat en verantwoordelijke coaches op flyers en correspondentie met betrekking tot marketing/bekendmaking (ondubbelzinnige toestemming)
• Het portretteren van leden op flyers en folders (ondubbelzinnige toestemming)
• Het algemeen in beeld brengen van de clubactiviteiten door beeldmateriaal te gebruiken voor de website, nieuwsbrief of facebookpagina (gerechtvaardigd belang)
• Het versturen van nieuwsbrieven naar sympathisanten (ondubbelzinnige toestemming)
• Het registeren van gegevens “klanten” bij de aankoop en bestelling van baseballmateriaal via de club (contractuele basis)
• Het vermelden van naam, voornaam, e-mailadres van bestuursleden als contactpunt leden (contractuele basis)
• Het vermelden van telefoonnummer van bestuursleden (ondubbelzinnige toestemming)

3.Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer speler/ouder/voogd, e-mail, geboortedatum, nationaliteit, leeftijd, pasfoto
Leeftijd: om een juiste werking aan te duiden
Rekeningnummer: voor financiële transacties van en naar de club
Financiële situatie (specifiek in functie van dossier sportkans bij de stad)
Diploma van een coach
Informatie over een blessure: om een dossier voor de verzekering aan te leggen

4.Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens kunnen worden verwerkt door alle werkende leden van de club: bestuursleden, coaches, medewerkers feestcomité, medewerkers merchandise, …

5.Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het aansluiten van de leden bij de Vlaamse Baseball- en Softball Liga (VBSL)
• Het verzekeren van bijkomede risico’s burgerlijke aansprakelijkheid en diefstal (verzekeraar)
• Het opstellen van een dossier sportkans bij de stad Oostende
• Het subsidiëren van de club(werking)  via de stad Oostende
• Het subsidiëren van de jeugdwerking via het jeugdsportfonds Louke Wouters van de VBSL

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7.Bewaartermijn

Baseballclub Piranhas Oostende vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Baseballclub Piranhas Oostende vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer te houden dan:

• • 1 jaar: contactgegevens secretariaat, gegevens contactpersonen per koepel en werking, portret leden voor folders en flyers, registratiegegevens deelnemers aan grote clubactiviteit
  • 2 jaar: aansluitingsgegevens leden, financiële situatie (sportkans), e-mailadressen voor verspreiding nieuwsbrief, e-maildadres klanten van baseballmateriaal
  • 3 jaar: contactgegevens leden om te sporten (actieve leden), pasfoto’s voor de aansluiting van leden,
  • 5 jaar: coachdiploma’s
  • 7 jaar: registratiegegevens lidgelden en aankopen (boekhouding)
  • 10 jaar: dossiers stedelijke subsidies, aangifte blessures leden

• onbeperkt: algemeen beeldmateriaal clubactiviteiten

• Tot einde mandaat: contactgegevens bestuursleden

8.Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onregelmatige verwerking:

• Administratieve en financiële gegevens worden enkel door bevoegde personen binnen de club geconsulteerd en verwerkt
• Persoonsgegevens staan maximaal op een beveiligde cloud;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9.Je rechten betreffende je gegevens

Je hebt rechten op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze medewerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen gegeven aan voornoemde verzoeken.

10.Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11.Wijziging privacyverklaring

Baseballclub Piranhas Oostende vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 28 november 2020.

•